Ngày nay, với các nền tảng có sẵn trên thị trường cho thuê với giá rất rẻ như là Base, Lark suit… có thể giúp doanh nghiệp số hóa rất nhiều quy trình của văn phòng. Trong đó có các quy trình như Tạm ứng, thanh toán…
Các tính năng như :
+ Thiết lập form chuẩn sẵn hoặc tự thiết kế .
+Thiết lập tự động chuyển đến người tiếp theo sau mỗi bước của quy trình
+ Thiết lập thông báo đến những người liên quan sau khi duyệt toàn bộ.
+Cửa sổ chat để trao đổi giữa những người tham gia trong quy trình.
+ Tính năng cho phép gắn file scan, pdf và link file mềm trên các cửa sổ chat giúp giảm giấy tờ, công in ấn và tiết kiệm thời gian gởi file, lưu trữ nhiều nơi.
+Tinh năng ghi nhận thời gian thực, phân quyền giúp khách quan, minh bạch, tránh sự cảm tính.
+ Tính năng lưu trữ khoa học giúp tìm kiếm nhanh chóng dễ dàng.
Với những đặc điểm trên các nền tảng này giúp DN giảm nhân sự, giúp kế toán giảm bớt việc giấy tờ ( văn phòng không giấy).
Tuy nhiên, việc thiết kế một quy trình để phù hợp với từng quy mô hoạt động của công ty là cực kỳ quan trọng. Vì nếu đúng mà không hiệu quả thì quy trình vẫn gây ra sự lãng phí và cản trở cho DN. Cho nên các DN nhỏ nên đặt quan tâm ưu tiên việc số hóa các quy trình để giải quyết bài toán : số lượng nhân sự và năng lực chuyên môn của nhân sự.
Quy trình thanh toán mà tôi gởi cho mọi người có hướng dẫn cách thiết lập này.
