Kế toán khác tài chính ở điểm là kế toán ưu tiên chứng từ, hạch toán còn tài chính quan tâm đến hiệu quả giữa chi phí mất đi và lợi ích thu lại được.
Trong chủ đề hướng dẫn về quy trình thanh toán, tôi gặp nhiều bạn kế toán vì tư duy thiên về kế toán nên dẫn đến khó khăn trong thuyết phục các phòng ban.
Có một tình huống trong quy trình thanh toán phổ biến mà các bạn kế toán hay vướng : chi tiền trước khi giao dịch xảy ra. Đây là 1 tình huống chi tiền ra nhưng chưa được ghi nhận vào chi phí doanh nghiệp. Có nghĩa là kế toán sẽ theo dõi cho đến khi công việc hoàn thành và thu thập đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ và ghi nhận vào chi phí hoặc thu hồi. Vì tư duy kế toán nên việc ghi nhận chi phí được chú trọng hơn việc thu hồi. Cụ thể trong bài viết này tôi muốn đề cập đến tình huống : trả trước cho nhà cung cấp.
Cách xử lý thường gặp của kế toán sẽ tạo ra rủi ro :
-
Xử lý như một khoản tạm ứng của nhân viên, nhưng nếu khoản này lớn, khả năng thu hồi khó hoặc thu hồi được thì đây là rủi ro cho nhân viên.
-
Thủ tục không chặt chẽ về pháp lý sẽ tạo lỗ hổng cho những bên lừa đảo.
RỦI RO GÌ CHO CÁC KHOẢN TRẢ TRƯỚC VÀ ĐẶT CỌC ?
-
Bên nhận cọc có thể nhận cọc và nhận của nhiều người rồi bỏ trốn.
-
Bên nhận tiền trì hoãn việc thực hiện nghĩa vụ, tìm nhiều lý do để lợi dụng, chiếm dụng tiền sử dụng vào việc khác trong thời gian dài hoặc
-
Bên nhận tiền chấp nhận phá cọc nhưng gây khó khăn, quỵt tiền cọc, không chấp nhận nộp phạt cọc… việc tố tụng mất nhiều thời gian, công sức mà kết quả chưa chắc gì thu hồi được. Đặt cọc ít thì khả năng phá coc do họ biết chi phí kiện tụng nhiều, đặt nhiều thì ngại rủi ro mất cọc.
Chúng ta cần làm gì khi có phát sinh một khoản trả trước – đặt cọc ?
1.Cân nhắc lý do vì sao phát sinh khoản trả trước này ? Thông thường khoản trả trước xảy ra vì lý do sau :
-
Hỗ trợ vốn cho nhà cung cấp trang trải chi phí, sản xuất….
-
Như một khoản cọc đảm bảo cho việc mua hàng chắc chắn sẽ xảy ra để tránh rủi ro cho nhà cung cấp nhập về nhưng DN không mua thì họ không bán được cho người khác.
-
Như một khoản cọc đảm bảo cho việc mua hàng chắc chắn sẽ xảy ra để bên bán tránh rủi ro đánh mất cơ hội bán cho người khác.
Thực tế thì có nhiều tình huống hàng có sẵn trong kho, có thể giao hàng và lấy tiền không cần đặt cọc.
Thực tế thì cơ hội bán hàng vẫn nhiều nếu hàng đó không bán được.
Nhưng DN không biết để thương lượng và vẫn tồn tại nhiều trường hợp trả trước, đặt cọc không cần thiết.
Kế toán hiểu điều này sẽ có giải pháp cho DN không cần phải trả trước hay đặt cọc để vừa bị chiếm dụng vốn, vừa bị gặp rủi ro một cách không cần thiết.
2. Cần có hợp đồng ràng buộc chặt chẽ :
DN vẫn thường làm việc dựa trên niềm tin nên thường trả trước tiền hàng, đặt cọc mà không cần hợp đồng. Nếu nhà cung cấp đã mua hàng và đang nắm giữ công nợ của họ thì rủi ro này kiểm soát được. Nhưng nếu không nắm giữ tài sản của họ thì việc này luôn tồn tại rủi ro. Kế toán cần phân biệt việc này.
Có 1 số điều cần lưu ý trên hợp đồng về khoản trả trước và đặt cọc để tránh rủi ro :
-
Nội dung cơ bản của giao dịch mua bán để làm căn cứ vi phạm của hợp đồng.
-
Thời hạn của giao dịch cần phải thực hiện. Ví dụ : giao hàng trong vòng bao nhiêu ngày kể từ ngày nhận tiền. Nếu trễ hạn thì bên bán có trách nhiệm hoàn trả lại tiền, cộng với khoản phạt (nếu có).
-
Nếu số tiền lớn có thể yêu cầu bảo lãnh của ngân hàng để giúp việc thu hồi. Hoặc yêu cầu công chứng để dùng chính tài sản đó làm đảm bảo , chỉ bán cho mình không bán cho người khác…
3. Bên nhận tiền phải là người sở hữu hoặc được phép kinh doanh hợp pháp của tài sản cần mua.
Có nhiều DN bị sơ suất việc này dẫn đến bị lừa đảo tiền hoặc khi tranh chấp thì hợp đồng vô hiệu. Vì vậy kế toán cần yêu cầu cung cấp các thông tin để đảm bảo là tài sản này thuộc sở hữu của bên nhận tiền hoặc họ đang có hoạt động hợp pháp kinh doanh sản phẩm đó.
Nói tóm lại:
Kế toán cần ý thức đúng các rủi ro về khoản trả trước để đưa ra hướng dẫn và quy định cho từng tình huống cụ thể.
Về quy trình thanh toán : nên thanh toán trực tiếp từ công ty cho nhà cung cấp thay vì qua quy trình tạm ứng cho nhân viên. Áp dụng mở tài khoản con cho phòng ban như tôi hướng dẫn trong buổi hướng dẫn về quy trình thanh toán sẽ rút ngắn thời gian.
Quy trình và thủ tục thiết lập bảo vệ rủi ro cho DN. Khi lợi ích nhận được từ việc tuân thủ lớn hơn thời gian, công sức và chi phí bỏ ra thì công ty sẽ có động lực tuân thủ. Bạn sẽ thuyết phục được mọi người một cách dễ dàng.
