Do It Right The First Time -LÀM ĐÚNG NGAY TỪ ĐẦU là nguyên lý được nhắc đến trong quy trình sản xuất. Vậy trong quy trình thanh toán được hiểu như thế nào ?
Trong một số DN nhỏ, nếu Sếp và nhân viên không hiểu luật DN, luật Thuế thì sau một thời gian hoạt động, rủi ro là không lường trước được.
Trước khi chi một khoản tiền ra có 2 vấn đề cần chú ý :
-
Những sai sót mang tính pháp lý liên quan đến luật như là luật thuế, luật lao động, luật bảo hiểm, luật thương mại, luật doanh nghiệp… dẫn đến rủi ro mất tiền do bị phạt, do tranh chấp … và chi phí cho việc khắc phục.
-
Những sai sót không mang tính pháp lý : thanh toán sai số tiền, sai đối tượng, sai ngày, sai thủ tục dẫn đến rủi ro tranh chấp…
Các hướng dẫn cần được đưa ra trước dành cho mọi người trong công ty để các sai sót không bị phát hiện ở quy trình này. DN không nên mong rằng đây là chốt chặn và kế toán đừng tự hào khi hồ sơ được trả về nhiều là do mình giỏi nên đã phát hiện ra nhiều sai sót. Đó là dấu hiệu cho thấy nguồn lực của DN đang bị lãng phí. Thay vào đó phòng TCKT nên có những hướng dẫn từ đầu cho các bộ phận trong DN làm đúng. Quy định hồ sơ thanh toán mà tôi đính kèm theo quy trình thanh toán đã gởi tặng Anh Chị là hướng dẫn của tôi cho việc này. Qua quy định đó, mọi người trong công ty sẽ được hướng dẫn rằng kết quả đầu ra của công việc mình làm cần có gì .
Thường các DN hay giao tất cả các vấn đề liên quan đến giấy tờ cho nhân sự kế toán. DN nhỏ thường chọn kế toán mới ra trường vì ngân sách hạn chế. Một sinh viên trường Luật mới ra trường vẫn làm sai luật như thường. Nhưng kỳ lạ thay là kế toán mới ra trường lại là người được giao hầu hết các công việc liên quan đến Luật. Từ cái hợp đồng (khách hàng, nhà cung cấp, người lao động), bảng tính lương, tính BHXH, tờ khai hải quan và hồ sơ pháp lý DN. Bộ quy định hồ sơ thanh toán giúp hướng dẫn cho kế toán biết các chứng từ nào cần được lập đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều này sẽ giúp kế toán chưa có kinh nghiệm nắm bắt được nhanh, tránh sai sót từ lần đầu.
Với quy định hồ sơ với những biểu mẫu như vậy, việc hướng dẫn cho mọi người trong công ty, không phân biệt chuyên môn là gì , thực hiện rất dễ dàng. Điều này sẽ giúp công việc không dồn về một nút thắt là kế toán nữa. Vì các hồ sơ đã được làm đúng ngay từ đầu.
Tương tự như vậy, đầu vào của quy trình thanh toán là quy định các hồ sơ đính kèm hồ sơ thanh toán là kết quả đầu ra của rất nhiều quy trình khác trong doanh nghiệp. Các quy trình khác trong DN để có đầu ra này cũng cần những đầu vào đến từ kết quả đầu ra của bộ phận khác. Với nguyên lý Do It Right The First Time -LÀM ĐÚNG NGAY TỪ ĐẦU, DN sẽ phát hiện ra những việc nào chưa được làm đúng ngay từ đầu, ngay tại bước nó sinh ra là nguyên nhân gây lãng phí nguồn lực DN. DN càng nhỏ càng có nhu cầu sử dụng hiệu quả nguồn lực. Từ đó DN sẽ sắp xếp công việc đúng người, đúng nơi, đúng thời điểm …
